1. Conformidade, responsabilidades, validade e disponibilização

Este Regulamento do Canal de Denúncias (o "Regulamento") da Aida Pay S.A, inscrita no CNPJ sob o nº 66.159.163/0001-20, com sede na Av. Osvaldo Reis, Riviera Business Mall, 3281 — Sala 711, Praia Brava, Itajaí — SC, estabelece as regras, os procedimentos e as responsabilidades que disciplinam o recebimento, o tratamento e a apuração de denúncias sobre condutas irregulares relacionadas às suas atividades.

A Aida Pay é uma fintech autorizada a funcionar pelo Banco Central do Brasil e opera seus produtos de conta, pagamentos e cartão em arranjo de Banking as a Service (BaaS) com a UNIDA DTVM — UNIDA Distribuidora de Títulos e Valores Mobiliários, instituição autorizada a funcionar pelo Banco Central do Brasil responsável pela prestação dos serviços financeiros subjacentes. Por essa razão, este Regulamento integra o conjunto de instrumentos de governança, integridade e controles internos exigidos das instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil.

A elaboração, a interpretação e a guarda do conteúdo deste Regulamento competem à área de Conformidade (Compliance) da Aida Pay, que responde igualmente por esclarecer dúvidas sobre sua aplicação.

Este Regulamento entra em vigor na data de sua disponibilização e permanece válido por prazo indeterminado, sendo revisado sempre que a área de Conformidade ou a Diretoria identificar alterações legais, regulatórias ou organizacionais que exijam adequação, e, independentemente de tais eventos, ao menos uma vez a cada 12 (doze) meses.

O documento é mantido em consulta pública no site institucional da Aida Pay e fica permanentemente à disposição dos colaboradores nos repositórios internos de normas, para consulta a qualquer tempo.

2. Objetivo

O Canal de Denúncias amplia de forma significativa a capacidade de a Aida Pay tomar conhecimento de irregularidades em estágio inicial, quando o dano ainda pode ser contido e corrigido. Quanto mais cedo uma conduta inadequada chega ao conhecimento das áreas de controle, menor é o impacto financeiro, reputacional e regulatório que dela decorre.

Este Regulamento tem por objetivo assegurar a existência e o funcionamento regular de um canal acessível, seguro e independente para o recebimento de relatos que indiquem descumprimento de leis, de normas regulatórias, de políticas internas ou dos princípios éticos adotados pela Aida Pay, descrevendo de maneira transparente como esses relatos são recebidos, analisados e encerrados.

Busca-se, adicionalmente, garantir que cada denúncia receba tratamento imparcial, confidencial e tecnicamente adequado, com respeito ao devido processo, à presunção de inocência de quem é apontado no relato e à proteção integral do denunciante de boa-fé.

São objetivos específicos deste Regulamento:

• Oferecer meio formal, permanente e documentado para a comunicação de suspeitas de irregularidade.
• Padronizar o fluxo de recepção, triagem, apuração e encerramento das denúncias.
• Definir com clareza as instâncias responsáveis por decidir sobre cada etapa do processo.
• Preservar o sigilo da identidade do denunciante e das informações obtidas na apuração.
• Vedar e reprimir qualquer retaliação contra quem relata ou colabora com uma apuração.
• Fortalecer a cultura de integridade e o ambiente de trabalho livre de assédio e discriminação.
• Produzir informação consolidada que alimente a melhoria contínua dos controles internos.

3. Público-alvo e abrangência

Este Regulamento aplica-se a todos os públicos com os quais a Aida Pay mantém relação, sendo de conhecimento obrigatório para todas as pessoas cujas atividades envolvam a identificação, a prevenção, a comunicação ou a apuração de irregularidades.

Estão compreendidos no âmbito deste Regulamento, entre outros:

• Membros da administração, diretores e integrantes de órgãos estatutários.
• Colaboradores em qualquer nível hierárquico, aprendizes e pessoas em estágio.
• Prestadores de serviço, terceirizados, consultores e profissionais autônomos contratados.
• Fornecedores, parceiros comerciais, correspondentes e integradores de tecnologia.
• Clientes diretos, clientes de clientes atendidos pela infraestrutura da Aida Pay e usuários finais.
• Investidores, auditores independentes e qualquer terceiro que tome conhecimento de fato relevante.

A abrangência deste Regulamento alcança condutas praticadas no âmbito das operações da Aida Pay, por pessoas a ela vinculadas ou por terceiros que atuem em seu nome ou interesse, independentemente do local, do meio ou do momento em que a conduta tenha ocorrido.

4. Quem pode denunciar

Qualquer pessoa pode registrar uma denúncia, sem necessidade de vínculo empregatício, contratual ou comercial com a Aida Pay. O canal é aberto ao público e não exige cadastro prévio, autorização interna ou intermediação de qualquer área da companhia.

Não se exige do denunciante certeza sobre os fatos relatados nem prova cabal da irregularidade. Basta que a comunicação seja feita de boa-fé, isto é, que se apoie em elementos ou percepções razoáveis de que algo irregular ocorreu, está ocorrendo ou pode vir a ocorrer. A ausência de confirmação posterior dos fatos não caracteriza, por si só, denúncia indevida.

O denunciante não precisa indicar os dispositivos legais ou normativos supostamente violados, nem classificar juridicamente a conduta. A qualificação técnica do relato é tarefa da área responsável pelo tratamento das denúncias.

5. O que pode ser denunciado

O Canal de Denúncias recebe relatos de natureza ética, legal, regulatória, trabalhista ou institucional. A relação a seguir é exemplificativa e não exaure as situações que podem ser comunicadas.

5.1. Fraude, crimes financeiros e integridade das operações

• Indícios de fraude interna ou externa, inclusive manipulação de transações, contas ou liquidações.
• Suspeitas de lavagem de dinheiro, ocultação de origem de recursos ou uso da infraestrutura da Aida Pay para dissimular patrimônio, nos termos da Lei nº 9.613/1998 e da Circular BCB nº 3.978/2020.
• Indícios de financiamento ao terrorismo ou de financiamento da proliferação de armas de destruição em massa.
• Omissão deliberada de comunicação de operações suspeitas às autoridades competentes.
• Burla a sanções, restrições ou listas restritivas aplicáveis a pessoas e entidades.
• Desvio, apropriação indevida ou desaparecimento de recursos, valores ou ativos.
• Uso de contas de pagamento para finalidade distinta da declarada, com conhecimento interno.

5.2. Corrupção e relacionamento com o poder público

• Oferta, promessa, solicitação ou recebimento de vantagem indevida, nos termos da Lei nº 12.846/2013.
• Pagamentos de facilitação, ainda que de pequeno valor, para acelerar atos administrativos.
• Brindes, hospitalidades, patrocínios ou doações usados para influenciar decisões.
• Contratação de intermediários com a finalidade de ocultar pagamentos irregulares.
• Fraude em licitações, contratos públicos ou processos de credenciamento.
• Contribuições políticas em nome da Aida Pay sem autorização formal.

5.3. Conduta no ambiente de trabalho

• Assédio moral, incluindo humilhação, isolamento deliberado, metas inexequíveis usadas como punição e exposição vexatória.
• Assédio sexual, insinuações, abordagens indesejadas e condicionamento de vantagens profissionais a favores de natureza sexual.
• Discriminação por raça, cor, etnia, origem, gênero, identidade de gênero, orientação sexual, religião, idade, deficiência, condição de saúde, estado civil ou qualquer outro critério.
• Violência física ou verbal, ameaças e intimidação.
• Riscos psicossociais no ambiente de trabalho, inclusive sobrecarga sistemática e gestão por medo.
• Trabalho infantil, trabalho forçado ou condições degradantes na cadeia de fornecedores.

5.4. Conflitos de interesse e uso de informação

• Relações pessoais, familiares ou societárias não declaradas que influenciem decisões de negócio.
• Contratação de fornecedores ou parceiros com vínculo não divulgado.
• Atividades paralelas que concorram com a Aida Pay ou comprometam a dedicação do colaborador.
• Uso de informação privilegiada ou confidencial para benefício próprio ou de terceiros.
• Vazamento, compartilhamento indevido ou comercialização de dados de clientes.
• Acesso a sistemas, bases ou registros sem necessidade funcional comprovada.

5.5. Registros, controles e tecnologia

• Irregularidades contábeis, lançamentos fictícios ou alteração indevida de registros financeiros.
• Falhas, omissões ou obstrução em trabalhos de auditoria interna ou independente.
• Prestação de informação falsa ou incompleta ao Banco Central do Brasil ou a outras autoridades.
• Burla deliberada a controles internos, trilhas de auditoria, alçadas ou segregação de funções.
• Incidentes de segurança da informação ocultados das áreas responsáveis.
• Tratamento de dados pessoais em desacordo com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD).

5.6. Outras situações

• Descumprimento de leis, de normas regulatórias ou de políticas internas em geral.
• Danos ambientais, sociais ou climáticos decorrentes das operações ou da cadeia de valor.
• Práticas comerciais abusivas, enganosas ou lesivas a clientes e usuários finais.
• Qualquer conduta que possa representar risco relevante à integridade, à solidez ou à reputação da Aida Pay.

O Código de Ética e Conduta da Aida Pay detalha o padrão de comportamento esperado de todos os seus públicos e serve de referência complementar para a identificação de condutas passíveis de denúncia.

6. O que não é objeto do Canal de Denúncias

O Canal de Denúncias não substitui os canais de atendimento ao cliente nem as instâncias ordinárias de gestão de pessoas. Manifestações que não envolvam suspeita de irregularidade são redirecionadas, sem prejuízo de registro, ao canal competente.

Não são objeto de apuração por este canal: manifestações sem qualquer conteúdo factual identificável, relatos exclusivamente de insatisfação pessoal, pedidos de consultoria jurídica individual e comunicações cujo único propósito seja ofender pessoas. Tais manifestações são arquivadas com registro do motivo.

O encaminhamento de uma manifestação a outro canal não impede que a área responsável pelo tratamento das denúncias retome o caso, caso identifique, no conteúdo recebido, indício de irregularidade que justifique apuração própria.

7. Como registrar uma denúncia

O Canal de Denúncias é mantido pela Aida Pay e permanece disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, 7 (sete) dias por semana, podendo ser acessado pelos canais oficiais indicados no site institucional da companhia. O registro é gratuito e não depende de identificação prévia.

Para que a análise seja possível, recomenda-se que o relato contenha, sempre que o denunciante dispuser dessas informações:

1. Descrição objetiva do fato, com narrativa do que ocorreu e de como chegou ao conhecimento do denunciante.
2. Data, período de ocorrência e indicação de se a conduta é pontual ou recorrente.
3. Local, área, sistema, produto ou processo envolvido.
4. Identificação das pessoas, áreas ou empresas envolvidas, bem como de eventuais testemunhas.
5. Valores, contas, contratos, protocolos ou números de transação pertinentes.
6. Indicação de documentos, mensagens, registros ou outras evidências disponíveis.
7. Informação sobre eventual comunicação anterior do fato a alguma área da Aida Pay ou a autoridade externa.

Relatos genéricos, desprovidos de elementos que permitam localizar o fato, podem não comportar apuração. Nesses casos, quando houver meio de contato, a área responsável solicita complementação antes de decidir sobre o arquivamento.

Cada registro recebe um número de protocolo, informado ao denunciante no momento da conclusão do registro. O protocolo permite acompanhar o andamento do caso e enviar informações adicionais posteriormente, inclusive nas denúncias anônimas. Recomenda-se guardá-lo, pois ele não pode ser recuperado se perdido em denúncia anônima.

O denunciante não deve obter evidências por meios ilícitos, invadir sistemas, acessar dados a que não tenha direito nem praticar qualquer ato irregular para instruir o relato. A comunicação do indício é suficiente; a produção de prova é atribuição da apuração interna.

8. Anonimato e identificação

A denúncia pode ser registrada de forma anônima ou identificada, a critério exclusivo do denunciante. O canal mantido pela Aida Pay é concebido para que o registro anônimo não exija nome, documento, endereço eletrônico ou qualquer dado que permita identificar a origem do relato.

A Aida Pay não condiciona a apuração à identificação do denunciante nem atribui menor credibilidade a relatos anônimos. A decisão sobre apurar ou arquivar considera exclusivamente a consistência e a verificabilidade dos elementos apresentados.

É igualmente assegurado o direito à autoidentificação: quem registrou denúncia anônima pode, a qualquer momento, informar seus dados por meio do mesmo protocolo, passando a receber as comunicações previstas para o denunciante identificado.

A identificação traz vantagens práticas, como a possibilidade de esclarecimentos complementares, de confirmação de recebimento e de informação sobre a conclusão do caso. A Aida Pay registra expressamente que a identificação é opcional e que a escolha pelo anonimato não é interpretada como indício de má-fé.

Não são admitidas tentativas de identificar, rastrear ou inferir a autoria de denúncia anônima, por qualquer meio, inclusive por análise de registros de acesso, de estilo de redação ou de circulação interna de informação. Condutas desse tipo sujeitam o responsável às medidas disciplinares previstas neste Regulamento.

9. Sigilo e confidencialidade

A Aida Pay compromete-se a manter sob estrita confidencialidade a identidade de quem relata, de quem é mencionado no relato e de quem participa da apuração, bem como o conteúdo dos fatos enquanto o procedimento estiver em curso.

O acesso amplo às informações da denúncia é restrito à área responsável pelo tratamento das denúncias e às instâncias de decisão previstas neste Regulamento. Demais pessoas têm acesso apenas às informações estritamente necessárias ao ato que lhes compete praticar, observados o princípio da necessidade de conhecer e a segregação de funções.

Toda pessoa que, em razão da apuração, tome conhecimento de informações sigilosas assume dever de confidencialidade de caráter permanente, que subsiste ao encerramento do caso e ao término do vínculo com a Aida Pay.

A quebra de sigilo apenas ocorre nas hipóteses de obrigação legal, de requisição de autoridade competente, de determinação judicial ou de comunicação devida a órgão regulador, caso em que se divulga exclusivamente o mínimo necessário ao cumprimento da obrigação, com registro formal do fundamento e da extensão da divulgação.

Os documentos, as gravações, os registros e os relatórios produzidos no âmbito da apuração são armazenados em ambiente segregado, com controle de acesso individualizado, trilhas de auditoria e cifragem, conforme a Política de Segurança da Informação e Segurança Cibernética da Aida Pay.

A violação do dever de confidencialidade é tratada como infração grave, independentemente de ter havido dano concreto.

10. Vedação à retaliação

É absolutamente vedada qualquer forma de retaliação contra quem, de boa-fé, registre denúncia, preste informação, apresente evidência, atue como testemunha ou colabore de qualquer modo com uma apuração interna, bem como contra quem se recuse a participar de conduta irregular.

Para os fins deste Regulamento, caracteriza retaliação, entre outras condutas:

• Demissão, ameaça de demissão ou não renovação de contrato motivadas pelo relato.
• Rebaixamento de função, transferência não solicitada ou alteração prejudicial de jornada e atribuições.
• Supressão de promoção, de aumento, de bônus ou de oportunidade de desenvolvimento já devidos.
• Avaliação de desempenho deliberadamente desfavorável ou aplicação de metas inexequíveis.
• Isolamento profissional, exclusão de reuniões, projetos ou fluxos de informação.
• Exposição, constrangimento, difamação ou comentários depreciativos sobre o denunciante.
• Instauração de procedimento disciplinar sem fundamento, com propósito punitivo.
• Encerramento, suspensão ou deterioração de relação contratual com fornecedor, parceiro ou cliente em razão do relato.
• Ameaça, pressão ou tentativa de induzir a retratação ou o silêncio.

Suspeitas de retaliação constituem denúncia autônoma e são apuradas em procedimento próprio, com prioridade. Verificada a retaliação, a Aida Pay aplica as medidas disciplinares cabíveis ao responsável e adota as providências necessárias para reverter os efeitos do ato sobre a pessoa atingida.

A proteção contra retaliação subsiste ainda que a apuração conclua pela inexistência da irregularidade relatada, desde que o relato tenha sido feito de boa-fé.

Durante a apuração, a área responsável pode recomendar medidas provisórias de proteção, como afastamento preventivo do apontado, realocação temporária de equipe, suspensão de acessos ou alteração de linha de reporte, sempre de forma a não prejudicar quem relatou.

11. Tratamento de dados pessoais do denunciante

Os dados pessoais obtidos por meio do Canal de Denúncias e no curso das apurações são tratados em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD) e com as políticas internas de privacidade e de segurança da informação da Aida Pay.

A Aida Pay atua como controladora desses dados e observa, no tratamento, os seguintes parâmetros:

Dados pessoais sensíveis eventualmente contidos no relato recebem proteção reforçada e são acessados somente quando indispensáveis à apuração.

O atendimento a pedidos de acesso, correção ou eliminação de dados observa as restrições legais necessárias à proteção da identidade do denunciante, ao sigilo da apuração e aos direitos de terceiros, sendo a recusa sempre fundamentada e registrada.

No registro anônimo, a Aida Pay não coleta dados que permitam identificar o denunciante e não realiza qualquer esforço de reidentificação.

12. Fluxo de apuração e prazos

As denúncias recebidas são tratadas segundo critérios de materialidade, relevância, impacto potencial e risco institucional, cabendo à área responsável pelo tratamento das denúncias conduzir a triagem e promover ou coordenar a apuração, acionando as áreas técnicas competentes quando necessário para a obtenção de evidências, sempre com segregação de funções e preservação do sigilo.

O procedimento desenvolve-se nas seguintes etapas:

1. Recebimento e registro: o relato é protocolado, classificado de forma preliminar e incorporado à base controlada de denúncias.
2. Triagem de admissibilidade: verifica-se se o conteúdo é objeto do canal, se há elementos mínimos para apuração e se existe conflito de interesse entre os responsáveis designados.
3. Avaliação de risco e priorização: casos com indício de risco iminente à integridade de pessoas, de prejuízo financeiro relevante, de impacto regulatório ou de perda de evidências recebem tratamento prioritário e medidas de contenção imediata.
4. Plano de apuração: definem-se o escopo, as diligências, as áreas envolvidas e o responsável pela condução, com registro formal.
5. Diligências: realizam-se análise documental, exame de sistemas e registros, entrevistas e, quando necessário, contratação de apoio técnico externo sujeito a dever de confidencialidade.
6. Manifestação do apontado: garante-se à pessoa apontada a oportunidade de apresentar sua versão e suas provas, observados o contraditório e a ampla defesa, quando cabível, e preservada a identidade do denunciante.
7. Relatório de apuração: consolidam-se os fatos verificados, as evidências, a conclusão sobre a procedência e as recomendações de medidas corretivas e disciplinares.
8. Decisão: a instância competente delibera sobre a procedência, as medidas disciplinares e os planos de ação.
9. Implementação e acompanhamento: as medidas aprovadas são formalizadas, atribuídas a responsáveis com prazo e monitoradas até a conclusão.
10. Encerramento e comunicação: o caso é encerrado com registro fundamentado e, havendo denunciante identificado, comunica-se a conclusão do procedimento.

Aplicam-se os seguintes prazos, contados em dias úteis ou corridos conforme indicado:

A prorrogação do prazo de apuração é admitida apenas em razão da complexidade da matéria, do volume de evidências ou da necessidade de diligências adicionais, devendo o motivo constar do procedimento e, quando houver denunciante identificado, ser-lhe informada.

Ao final, o denunciante identificado é informado sobre a conclusão do processo, resguardadas as informações protegidas por sigilo legal, pela proteção de dados de terceiros ou pelas obrigações de confidencialidade previstas neste Regulamento.

Verificado indício de ilícito que exija comunicação externa, a Aida Pay reporta o fato às autoridades competentes, inclusive ao Banco Central do Brasil e aos órgãos de prevenção à lavagem de dinheiro, nos termos da legislação aplicável, sem prejuízo das medidas internas.

Sempre que a denúncia envolver pessoas cuja atuação possa comprometer a reputação institucional, especialmente controladores, detentores de participação qualificada ou membros de órgãos estatutários, a área responsável comunica imediatamente a área de Conformidade, que avalia e promove a comunicação devida ao Banco Central do Brasil nos prazos regulamentares.

13. Órgãos e instâncias de decisão

A estrutura de governança do Canal de Denúncias segrega as funções de recepção, de apuração e de decisão, de modo a assegurar independência e evitar concentração de atribuições.

O Comitê de Ética e Conduta é composto por representantes das áreas de Conformidade, Gerenciamento de Riscos, Jurídico, Gente e Gestão e da Diretoria, designados por ato interno. A composição nominal é mantida em registro interno e divulgada aos colaboradores pelos meios próprios.

Os integrantes das instâncias de decisão atuam com imparcialidade. Havendo conflito de interesse, ainda que potencial, o membro declara o impedimento e é afastado daquele caso específico, com registro formal da substituição.

Quando a denúncia envolver integrante das instâncias de decisão, o caso é conduzido por composição alternativa, designada pela Diretoria, podendo-se recorrer a apoio técnico externo independente.

14. Medidas disciplinares

Confirmada a irregularidade, a Aida Pay aplica medidas proporcionais à gravidade da conduta, ao grau de participação, à reincidência, ao dano causado e à postura adotada pelo envolvido durante a apuração.

As medidas aplicáveis a colaboradores e administradores incluem, isoladamente ou de forma cumulativa:

• Orientação formal documentada e exigência de participação em treinamento específico.
• Advertência verbal registrada ou advertência por escrito.
• Suspensão das atividades, com ou sem remuneração, nos limites da legislação trabalhista.
• Suspensão ou revogação de acessos, alçadas e autorizações internas.
• Realocação, alteração de atribuições ou destituição de função de gestão.
• Desligamento sem justa causa ou rescisão por justa causa, conforme a gravidade.
• Afastamento, suspensão ou proposta de destituição de membro de órgão estatutário, pela instância competente.
• Retenção, redução ou perda de remuneração variável vinculada ao período apurado.
• Cobrança de ressarcimento pelos prejuízos causados.

Em relação a fornecedores, prestadores de serviço, parceiros e demais terceiros, podem ser adotadas advertência formal, exigência de plano de correção, suspensão do relacionamento, rescisão contratual com aplicação das penalidades previstas, bloqueio para novas contratações e cobrança de perdas e danos.

Em relação a clientes e usuários, podem ser adotadas restrições operacionais, bloqueio ou encerramento do relacionamento e as comunicações regulatórias obrigatórias, observadas as normas aplicáveis a instituições de pagamento.

A aplicação de medida disciplinar não afasta a responsabilização civil, administrativa ou penal do envolvido, nem prejudica a comunicação do fato às autoridades competentes quando obrigatória.

Além das medidas individuais, a Aida Pay adota providências corretivas de caráter estrutural, como revisão de processos, reforço de controles, ajuste de sistemas, atualização de normas internas e ações de capacitação, de modo a reduzir a probabilidade de recorrência.

15. Denúncias falsas ou de má-fé

O Canal de Denúncias é instrumento de proteção da integridade institucional e não pode ser utilizado para finalidade diversa. Caracteriza uso indevido o relato apresentado com conhecimento da falsidade dos fatos ou com intenção deliberada de prejudicar pessoa, área ou terceiro.

São exemplos de uso indevido:

• Imputar a alguém fato que se sabe inexistente ou adulterar circunstâncias relevantes.
• Apresentar, alterar ou fabricar documentos e evidências.
• Registrar relatos sucessivos com o único propósito de constranger ou desgastar pessoa determinada.
• Utilizar o canal para obter vantagem pessoal, negocial ou em disputa alheia à integridade da instituição.
• Usar o canal como instrumento de retaliação contra quem tenha denunciado.

A má-fé não se presume: deve ser apurada em procedimento próprio e comprovada por elementos objetivos. O simples fato de a denúncia ser considerada improcedente, incompleta ou de difícil comprovação não caracteriza má-fé e não sujeita o denunciante a qualquer consequência.

Comprovada a má-fé, aplicam-se ao responsável as medidas disciplinares previstas neste Regulamento, sem prejuízo das providências cíveis e criminais cabíveis e da adoção de medidas de reparação em favor da pessoa indevidamente apontada, inclusive comunicação institucional destinada a restabelecer sua reputação.

16. Registro e guarda das informações

Todas as denúncias são registradas em base controlada, que documenta, no mínimo, o número de protocolo, a data e o canal de entrada, a classificação do tema, a avaliação de risco, as diligências realizadas, as decisões proferidas, as medidas adotadas, os prazos observados e a data de encerramento.

Os registros são mantidos de forma íntegra, rastreável e auditável, com trilhas que permitam identificar autoria e momento de cada inclusão ou alteração, vedada a exclusão de informação já registrada.

Os relatórios consolidados e os documentos de apuração permanecem à disposição do Banco Central do Brasil e das demais autoridades competentes pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos, contado da data da aprovação ou do encerramento do caso, conforme o que for mais extenso, sem prejuízo de prazos superiores previstos na legislação aplicável ou de retenção necessária à defesa de direitos em processo em curso.

Encerrado o prazo de guarda, os dados pessoais são eliminados de forma segura ou submetidos a anonimização, preservando-se apenas os dados estatísticos necessários aos indicadores de governança.

17. Indicadores e reporte à governança

A área responsável pelo tratamento das denúncias consolida, ao final de cada semestre civil, com datas de corte em 30 de junho e 31 de dezembro, relatório contendo informação gerencial sobre o funcionamento do canal.

O relatório contempla, no mínimo:

• Número de denúncias recebidas no período e comparação com períodos anteriores.
• Distribuição por natureza da manifestação e por canal de entrada.
• Proporção de relatos anônimos e identificados.
• Quantidade de casos admitidos, arquivados na triagem, em apuração e encerrados.
• Índice de procedência das denúncias apuradas.
• Áreas e processos responsáveis pelo tratamento de cada conjunto de casos.
• Prazo médio de conclusão e volume de prorrogações, com os motivos registrados.
• Medidas disciplinares aplicadas, de forma agregada e sem identificação de pessoas.
• Medidas corretivas e preventivas adotadas e estágio de implementação dos planos de ação.
• Casos de retaliação apurados e providências decorrentes.
• Comunicações efetuadas a órgãos reguladores e autoridades.
• Recomendações de aprimoramento do canal e dos controles internos.

O relatório é submetido à apreciação e aprovação da Diretoria, para fins de monitoramento, aprimoramento do canal e reforço das práticas de integridade e governança da Aida Pay, e é compartilhado com a Auditoria Interna.

Casos de risco elevado, impacto regulatório relevante ou envolvimento de membros da administração são reportados à Diretoria de imediato, independentemente do ciclo semestral.

A Aida Pay promove, ao menos uma vez a cada 12 (doze) meses, ações de capacitação e sensibilização sobre o funcionamento do Canal de Denúncias, a vedação à retaliação e a prevenção ao assédio e à discriminação, dirigidas a todos os níveis hierárquicos.

18. Referências normativas e documentos relacionados

Este Regulamento observa, entre outros, os seguintes diplomas e normas aplicáveis à atividade da Aida Pay:

• Lei nº 9.613/1998 — prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.
• Circular BCB nº 3.978/2020 — política, procedimentos e controles de PLD/FT para instituições autorizadas pelo Banco Central do Brasil.
• Lei nº 12.846/2013 — Lei Anticorrupção, e regulamentação correlata.
• Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
• Normas do Conselho Monetário Nacional e do Banco Central do Brasil aplicáveis a instituições de pagamento, em especial as relativas a governança, controles internos, segurança cibernética e ouvidoria.
• Legislação trabalhista e normas sobre prevenção ao assédio e a riscos psicossociais no ambiente de trabalho.

O Regulamento está alinhado aos demais instrumentos internos da Aida Pay, entre os quais o Código de Ética e Conduta, a Política de Conformidade, a Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo, a Política de Segurança da Informação e Segurança Cibernética, a Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais e a Estrutura de Gerenciamento Integrado de Riscos e Capital.

19. Revisão do Regulamento

Este Regulamento é revisado pela área de Conformidade ao menos uma vez a cada 12 (doze) meses e, de forma extraordinária, sempre que ocorrer alteração legal ou regulatória relevante, mudança significativa nos processos ou na estrutura da Aida Pay, recomendação da Auditoria Interna ou de órgão regulador, ou identificação de falha de efetividade no funcionamento do canal.

As alterações são submetidas à aprovação da Diretoria, registradas em histórico de versões e divulgadas aos públicos abrangidos, passando a vigorar na data de sua publicação.

A versão vigente é sempre a disponibilizada no site institucional e nos repositórios internos de normas da Aida Pay, prevalecendo sobre quaisquer cópias, resumos ou materiais de apoio em circulação.

20. Disposições finais

Este Regulamento dispõe sobre a organização procedimental do recebimento e da apuração das denúncias registradas no Canal de Denúncias da Aida Pay e expressa o compromisso institucional com a transparência, a integridade e o respeito às pessoas.

Os casos não previstos neste Regulamento, bem como as dúvidas de interpretação, são decididos pela área de Conformidade, ouvidas as instâncias competentes e, quando necessário, a Diretoria.

Nenhuma disposição deste Regulamento afasta o direito de qualquer pessoa de comunicar fatos diretamente às autoridades públicas competentes, nem restringe o acesso aos canais de atendimento ao cliente e à Ouvidoria da Aida Pay.

Dúvidas sobre o conteúdo deste Regulamento podem ser encaminhadas à Ouvidoria, pelo endereço ouvidoria@aidapay.co, ou ao contato institucional contato@aidapay.co. O registro de denúncias, contudo, deve ser feito pelo Canal de Denúncias da Aida Pay, acessível pelos canais oficiais indicados no site institucional.